Yönetici Asistanları; Onlar kanatsız bir MELEK
1977 İstanbul doğumluyum ve iki kız annesiyim. 1995 yılında liseden mezun olduktan sonra yabancı dilin öneminden dolayı üniversite ve yabancı dil arasında tercih yaparak, İngilizcemi ilerletmek için İngiltere’ye gittim ve iki sene orada yaşadım. Bu süreç benim için inanılmaz bir deneyim oldu. Özellikle öğretmenlerimin de yönlendirmesi ile Cambridge Üniversitesi’nin her yıl Haziran ayında gerçekleştirdiği sertifika sınavlarına hazırlandım ve başarı ile tamamladım. Türkiye’ye döndükten sonra Ege’de bir kasabaya yerleşip turistler için hediyelik eşya dükkanı açmayı ve turlar düzenlemeyi hayal ederken, çeviri yapmak için gittiğim bir iş yemeğinde yolum asistanlıkla kesişti. Şanslıydım ki sadece klasik bir asistan rolünün dışında, yöneticimin de beni desteklemesiyle birlikte çevirmen olarak başladığım görevimde sırasıyla İthalat – İhracat, Pazar ve Ürün araştırma, Satın alma ve IT bölümlerinde görev alarak hem kendimi geliştirme fırsatı buldum hem de işime değer katmış oldum. Bu süreçleri yaşarken ilerleyen zamanlarda beni bir adım daha öne çıkaracağından bihaberdim. Yaklaşık 23 yıllık iş deneyimim boyunca çeşitli sektörlerde çalışma ve deneyim kazanma fırsatı buldum. Çalıştığım her bir yöneticimin bana olan katkısı gerçekten çok kıymetliydi. Her zaman öğrenmeye ve gelişmeye açık biri olarak çalıştığım kurumlarda Asistanlık görevimle birlikte yukarıda bahsettiğim görevler dışında Satış, Eğitim ve Organizasyon Planlama görevlerinde de ek sorumluluklar alarak kendimi geliştirmeye ve zamanı yakalamayı başardım.
Çalıştığınız şirketteki görev ve sorumluluklarınızı biraz açar mısınız?
Şuan Doğan Holding bünyesinde Hürriyet Emlak’da Expat CEO ve Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı & Ticari İşlerden Sorumlu Eş Genel Müdürümüzü asiste ediyorum.
Önceliğim; yöneticilerimin takvim yönetimini ve toplantılarını etkili bir şekilde planlayarak onlara zaman kazandırmak. Bununla birlikte ofis içi bilgi akışını sağlıyor, şirket içi organizasyonlara ve İK süreçlerine destek veriyorum.
Yönetici Asistanlığı mesleğinin sizce iş dünyası için önemi nedir?
Asistanlar, çalıştıkları kurumları temsil ettikleri için aslında kurumların Vitrinleridir. Üst Düzey Yöneticilerin yoğun tempolarından dolayı, zamanlarının iyi yönetilmesi çok önem arz ediyor. Bu nedenle Asistanlık; yöneticisine daha fazla zaman kazandırmak için takvim yönetiminden, günlük hatta aylık iş planlamalarını ve organizasyonları yapan, iş süreçlerinde yöneticilerin duyacağı ihtiyaçları önceden görüp bu doğrultuda gerekli aksiyonları alan bir pozisyon. İyi bir asistan yöneticisinin gözü, kulağı aynı zamanda diğer çalışanlarla yönetim arasında bir köprüdür. Burada dikkat edilmesi gereken konu; pozisyonu gereği yönetim ve çalışanlar arasındaki o ince çizgiyi korumak, gerçekten yöneticisinin bilmesi gereken konuları aktarmak olmalı.
Mesleğin geleceği ile ilgili öngörülerinizi bizimle paylaşır mısınız?
Mesleğimiz; değişen ihtiyaçlar doğrultusunda sadece verilen görevi ya da söyleneni yapan sekreter pozisyonundan, söylenmeden gerekeni gören, bu doğrultuda gerekli aksiyon ve organizasyonu yapan Asistan pozisyonuna doğru yön aldı.
Yaşadığımız salgın sürecini de göz önünde bulunduracak olursak, herhangi bir mekana bağlı kalmadan teknolojik ürünlerle tüm işlerimizi uzaktan da yapabiliyoruz.
Teknoloji ve yapay zekâ gelişimi ile sanal asistanlığa doğru ilerleyeceğini düşünüyorum. Ama şunu da belirtmeliyim ki insan gücü her zaman bu işin bir parçası olacaktır.
Yönetici asistanı olmayan Sultan’ın hayatındaki öncelikler nelerdir?
Daha önce de belirttiğim gibi; öğrenmeye açık bir kişi olarak, yeni şeyler öğrenmek beni hep motive etmiştir. Mesela; bir kitap okurken orada geçen mekânı ya da şehri internetten araştırıp tarihini öğrenip kitabı okumaya devam ederim.
Ben gezmeyi ve yeni yerler keşfetmeyi çok severim. Özellikle kızlarımla birlikte yolculuk yapmak bana büyük keyif verir. Yoğun geçen iş temposunda kızlarımla mutlaka kaliteli vakit geçirmek için zaman yaratmak önceliğimdedir.
Vefa ise değer verdiğim başka bir konu. Bu sebeple, dostlarıma bir kahve içimlik dahi olsa, zaman yaratır ya da telefonla ararım.
Günlük rutininizi bize biraz anlatır mısınız?
Sabahları erken kalkmak, beni daha dinamik ve verimli yaptığından alarmım 05.30’a kuruludur.
Meditasyon yapmak hem ruhumu hem de bedenimi dinlendirdiği için sabahları mutlaka kendime zaman ayırmaya çalışırım.
Hem iki yöneticiye destek verdiğimden hem de anlık programlar değişebildiği için takvimleri günlük, haftalık ve aylık takip etmeye özen gösteririm.
Toplantılar öncesinde yöneticilerime yapmam gereken hatırlatmalar varsa kendilerine bu hatırlatmaları yapıp, günlük ofis içi takip ve yönlendirmelerini yapmaya devam ederim. Yönetici Asistanın aksiyonu bitmez.
Yöneticinize sorsak sizinle ilgili bize hangi 3 özelliğinizi sıralar?
Bu soruya cevabı yöneticimin vermesi daha doğru olur aslında ama çalıştığım yöneticilerimden aldığım ortak geri bildirimler “Güvenilir, yaratıcı ve çözüm odaklı” olduğum yönünde.
Mesleğiniz ile ilgili gelecek ve kariyer planlarınızı bizimle paylaşır mısınız?
Bu pozisyonda çalışmaya başladığım ilk günden itibaren, görevimi daha iyi nasıl yapabilirim sorusuyla farklı sektörler ve uluslararası şirketlerde çalışarak, kendimi geliştirmeyi ve deneyim kazanmayı planladım.
Bu doğrultuda mesleki önceliğim, yöneticim ile yakın çalışarak, kendisini ve şirketimi en iyi şekilde desteklemek ve temsil etmek.
Ayrıca bilginin paylaştıkça değerinin arttığına inanıyorum. Bu sebeple; yıllar içinde edindiğim bilgi ve deneyimleri, hem üyesi olduğum hem de yönetim kurulunda yer aldığım IMA Türkiye (Uluslararası Yönetim Asistanları Birliği Türkiye) çatısı altında eğitimler planlayarak Yönetici Asistanlığı rolünde kariyer yapmak isteyen meslektaşlarımın gelişimine ve yolculuğuna destek olmayı çok arzu ediyorum.
Bu mesleği yapmak isteyen gençlere önerileriniz ne olur?
Aslında Yönetici Asistanı olmak bir yaşam şekli diyebiliriz. Bu mesleği seçecek olan kişilerin kendilerini çok iyi analiz etmelerini tavsiye ederim. Çünkü Yönetici Asistanlığı, insanlara yardımcı olmayı sevmek, iletişimi kuvvetli olmak, düzeni, araştırmayı, yeniliklere açık olmayı ve öğrenmeyi sevmeyi gerektiriyor. Bu özellikleri kendilerinde bulanlar için bu meslek çok tatmin edici olacaktır.
Bunun yanında, hızla değişen dünyada, Yönetici Asistanlığı aynı zamanda çağın mesleklerinden biri.
Çalışma koşulları sektöre göre değişkenlik göstermekle beraber, yukarıda geçen özellikleri olan kişiler için gayet tatmin edicidir. Ancak unutmamak gerek ki, her meslek gibi bu meslekte de adım adım gitmek ve sabırlı olmak çok önemlidir.
Bu mesleği seçmeyi düşünenler, umarım benim gibi, seçimlerinden çok mutlu olur ve başarı yolunda kariyerlerini inşa ederler.
