Teknoloji ve teknolojinin getirmiş olduğu değişim , bilgi ve bilgiye kolay ulaşılabilecek kanalların ortaya çıkmasıyla beraber tüm işlerde ve iş yapış şekillerinde de köklü değişimleri de beraberinde getirdi.
Bilginin bu kadar kolay ulaşılabilir olması tüm iş kollarında bilgiye bakış açısını da değiştirdi. Sosyalleşme de bu inanılmaz değişimden kendine düşen payı fazlasıyla aldı. Teknoloji kendiyle beraber online sosyalleşmeyi ve sosyal medyayı hayatımıza soktu. Kişisel verilerimizi, bulunduğumuz yerleri, yaptığımız şeyleri ve kendimizle ilgili mahrem sayılacak şeyleri bir gönüllü olarak sosyal medyada paylaşır olduk.
Sosyal medyanın kullanıcılar arasında bu kadar popüler olması şirketlerinde dikkatini çekti. Haliyle kullanıcısının ve müşterisinin bulunduğu mecralarda bütün şirketler boy göstermeye başladırlar. Bireysel olarak paylaşılan bilgiler, kurumsal paylaşımlarda farklılıkların oluşmasına ve sadece paylaşanı değil kurumu bağlayıcı hale geldi. Hem çalışan açısından hem de kurum sayfalarında paylaşımlara belli kısıtlamaların ve etik kuralların gelmesi bir zorunluluk haline geldi . Bu kurallar çalışma dünyasında kabul görüp uygulanmaya başladı.
Bu kurum çalışanına ve kurumun hitap ettiği müşterisine karşı daha sorumlu davranmasının ne kadar önemli olduğunu hepimize gösterdi. Kurumlar bir anlık öfke veya sonuçları düşünülmeden yapılan paylaşımların aslında kurumun duruşu hakkında nasıl kötü sonuçlara yol açtığını kurumlar büyük bedeller ödeyerek deneyimlediler.
Yurt dışında olduğu gibi ülkemizde de artık şirketler çalışanlarına sosyal medya kullanımı konusunda eğitiyor, kurallar koyuyor ve paylaşımları kontrol ediyor. Kurumsal paylaşımlarda çok keskin önlemler alınabildiği gibi kişisel paylaşımlarda bir o kadar gri alanlar mevcut. Şirketler ise artık bu gri alanlar konusunda çalışanlarını eğitiyor ve takip ediyor. Çünkü sizin o şirkette çalıştığınızı bilen takipçinizin sizin yaptığınız yanlı herhangi bir paylaşımla şirketi ilişkilendirebileceğini ve kötü bir imaj bırakacağının herkes farkında.
Yapmış olduğunuz paylaşımlar sadece sizi değil çalıştığınız şirketi, şirketteki çalışma arkadaşlarınızı da etkiliyor. Sosyal medyada paylaşımlarda hem etik hem de sorumlu paylaşımlar yapmak aslında sanıldığı kadar çekinilecek bir şey değil.
Bu kural ve etik aslında yönetici asistanlığı yönüyle çok daha dikkat edilmesi gereken hassas davranılması gereken bir hal alıyor. Tüm yönetim kararlarının, kimsenin ulaşamayacağı gizli, özel ve kişisel bilginin merkezinde olan yönetici asistanı buna göre davranması ve özellikle paylaşımlarını bu yönde düzenlemesi gerekiyor.
Gelin isterseniz çok basit birkaç kural ve yöneteme göz atalım.
Her şeyden önce paylaşımlarınızı şirketinizin elçisi veya sözcüsü olduğunuz ve yaptığınız paylaşımın aslında sizinle beraber şirketinizin de görüşü olacağını unutmadan, önce kendinizin sonra da kurumunuzun itibarını göz önüne alacak şekilde sorumlu paylaşım yapmanız gerekiyor. Paylaşım dilini ve görselleri bu bakış açısına göre seçmeniz sizi bir çok sorundan uzak tutacaktır.
Sosyal medyada burası benim özel alanım istediğimi paylaşırım diyebilirsiniz. Evet haklısınız! Burası sizin özel alanınız ama sizi çalıştığınız kurumla tanıyan herkes sizin paylaştığınız içeriği kurumunuzun görüşü olarak anlayacak ve değerlendirecektir. Sosyal medyada fikir beyan ediyorsanız bunun sizi ve sizinle beraber kurumunuzu direkt ilgilendirdiğini unutmayın. Paylaşımlarınızda kendi ve kurumunuzun itibarını düşünerek paylaşımlarınızı yapmaya dikkat edin.
Göreviniz gereği yöneticinizin hem şahsi hem de kurumun gizili sayılabilecek bilgilerini biliyorsunuz. Bu size bu bilgileri koruma, gizli tutma ve yaymama yükümlülüğünü de beraberinde getiriyor. Yöneticinizin özel hayatındaki bir durumu veya kurumun yapmayı planladığı yeni stratejik yatırım hakkında bırakın bir paylaşım yapmayı ima bile etmeniz, yöneticinizin özel hayatını gözle önüne sermiş olacağı gibi ve kurumunuz hakkında bilgi edinmek isteyen rakiplerinizin kurumunuzun bir sonraki adımını tahmin etmelerine olanak verebilir . Bu durum sizin, yöneticinizin ve kurumunuzun hem güven hem de itibar kaybetmesine yol açabilir.
Kurum içerisinde olan herhangi bir durumu, gelişmeyi, bilgiyi kesinlikle paylaşmayın. Size kurum ile ilgili gelen direkt soruyu bile kuruma danışmadan cevaplamayın. Çalıştığınız kurumla ilgili sosyal medyada rastladığınız bilgilere direkt cevap vermeyerek kurumun iletişim birimini bilgilendirin.
Eğer cevap vermek durumunda kalacak kadar acil bir durumsa yani bir krize denk gelmişseniz, konuyla ilgili olarak kurum çalışanı olduğunuzu ve konuyu yöneticilerinize bildireceğinizi ve kurumun konuyla ilgili bir cevap veya çözüm getireceğini, konunun takipçisi olacağınızı mutlaka bildirin ve takip edin. Kişisel cevaplar vermekten, suçlayıcı veya krizi yükseltecek paylaşımlardan ve cevaplardan , tartışmalardan kaçının. Krizi karşılaştığınız mecrada cevaplayın. A mecrasında karşılaştığınız soruna B mecrasında cevap vererek krizi başka mecralarda da konuşulur hale getirmeyin. Vereceğiniz cevap net ve kısa olsun. Unutmayın çalıştığınız yerin sadece çalışanı değil; elçisisiniz.
Şirket ile ilgili, şuradaydık, şu konu için toplandık, toplantı içeriği, sonucu, toplantı gibi gizlilik, güvenlik ve rekabet açısından risk oluşturabilecek bilgiler , görüntüler vermekten kaçının. Bu rakiplerinizin sizin ve şirketinizin hakkında öngörüler yapmasının önünü keser.
Size şirketinizin ürün ve hizmetleriyle ilgili gelen soru veya şikayetleri sizin konunuz olsa dahi sosyal medya üzerinden cevaplamayın. Sizin konunuz değilse işin muhatabına iletin. Bu gibi durumlar resmi mail veya kanallardan cevaplanmalıdır.
Sosyal medyada kullanılan dile ve ifadelere dikkat etmek önemlidir. Ayrımcı, taciz edici, rahatsız edici, ırkçı, cinsel, etnik, dini ya da fiziksel saldırı ve aşağılama niteliğinde ifadeler kullanmak, paylaşmak ve bunlara aracı olmak ciddi hukuki sorunlar yaşanmasına neden olabilir.
Rakipleriniz konusunda bir paylaşımda bulunmayın. Bir tartışma başlatmayın.
Son olarak; sosyal medya size bir çok imkan verirken bir çok tehlike de barındırdığını unutmayın. İşe alım sürecinde nasıl sosyal medya hesaplarınıza bakılıyorsa, çalışırken de çalıştığınız yer ile ilgili sosyal medya hesaplarınız ziyaret ediliyor oluğunu bilerek yapmanızı hatırlatıyor ve keyifli paylaşımlar diliyorum.
Tuna Cankurtaran
Dişital Ajans Başkanı
