Etkili iletişim stratejilerini anlatmadan önce sizlere iletişimin tanımını vermek istiyorum. İletişim bir süreçtir ve bu süreci kültür, beklentiler, bakış açısı, iletişim stilleri gibi farklı değişkenler etkilemektedir. Bir diğer tanımıyla da iletişim, kişiler arasında, duygu, düşünce, bilgi, haber alışverişi, duygu, düşünce, bilgi ve haberlerin, akla gelebilecek her türlü biçim ve yolla kişiden kişiye karşılıklı olarak aktarılmasıdır. Bu aktarım da belirli bir süreçten geçerek gerçekleştirilir. Birden fazla kavrama sahiptir. Peki bu kavramlar nelerdir?
Kaynak: İletişimin kaynağını gönderen olarak biz temsil etmekteyiz. İyi bir kaynak olabilmek için gönderdiğimiz mesaj konusunda net olmalıyız. Neden iletişim kurduğunuzu tam olarak bilmeliyiz. İletişimden beklediğimiz sonuç ne? Bu soruyu cevaplamalıyız. Cevaplayamazsak, iletişim sürecine yüksek bir başarısızlık ihtimali ile başlayabiliriz.
Mesaj: Aslında iletmek istediğimiz bilgidir. Mesaj olmadan, iletişim kurmak için sebep yoktur. Bir mesajımız yoksa neden iletişim kuralım?
Kodlama: Bilginin, düşüncenin, duygunun iletime uygun, hazır bir mesaj biçimine dönüştürülmesine kodlama diyoruz.
Kanal: Mesajınızı iletmek için kullandığımız yöntem veya yöntemlerdir. Işık, radyo ve ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi gibi mesajı taşıyan araçlara denir.
Kod Çözme: Bir mesaj gönderildikten sonra gönderilen mesajı okuyup anlama aşamasında kod çözme gerçekleşir.
Alıcı: Mesajımızı ilettiğimiz kişi alıcıdır.
Geri Bildirim: Alıcının, kaynağın mesajına verdiği yanıt, geri bildirim olarak adlandırılır. Kaynak, kendisine ulaşan yanıtı değerlendirerek, mesajını yeniden düzenler ve iletir. Her durumda, geri bildirim, iletişim becerilerimizi geliştirmemiz için çok önemlidir.
Bağlam: İletişim kurarken içinde bulunduğumuz ortamı, iletişim kuracağımız kişiyi, bizimle karşı taraf arasındaki ilişkiyi içerir.
İletişimin farklı çeşitleri de vardır;
Yazılı İletişim;
Günümüzde artık çoğumuz iletişim kanalı olarak telefon görüşmesi yerine mesaj ya da maili tercih ediyoruz. Yazılı iletişim doğru kullanıldığında hızlıdır ve etkilidir. Yazılı iletişim sıkça tercih edilse de çok fazla insan etkili yazılı iletişim kuramaz. Ancak elbette diğer tüm iletişim becerileri gibi iyi yazma becerileri de öğrenilebilir. Günümüzde sıkça kullandığımız iletişim kanallarından biri de maildir. Ancak mail yazarken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var. Bunlar dikkate alınmadığında mesajı alan kişi ki eğer bu sizin hocanızsa gönderdiğiniz maili de dikkate almayabilir.
Peki nasıl mail yazılmalı?
Öncelikle selamlama ile başlayın. Direkt konuya girmeyin. Merhaba” gibi ifadeler kullanın.
Kendinizi tanıtın. Bu durum, özellikle onlara ilk kez mail gönderiyorsanız geçerlidir. Kim olduğunuzu anlamalarına yardımcı olmanın en kolay yolu, kendinizle ilgili bilgi vermektir.
Kısa tutun. Sorunuzu açıkça belirtin. Ayrıca, mailinize gereksiz kişisel bilgileri eklemekten de kaçının.
Dilbilgisi. Mailinizi yazarken doğru dilbilgisi (büyük harf ve noktalama dahil)kullanılmalıdır. Ayrıca herhangi bir emoji de kullanmayın ve göndermeden önce yazım hatalarını kontrol etmek için mailinizi tekrar okuyun.
Kapanış Saygılarımla, iyi çalışmalar dilerim benzeri ifadeler kullanın. Maili bir imzayla ve ardından adınızla bitirin.
Konuyu belirtin. Mailinizin konu satırına mailin içeriğini yansıtan basit ifadeler yazılmalıdır. Konu satırının boş bırakılması da yine mailinizin spam kutusuna düşmesine neden olabilir.
“Video Konferans Görüşmeleri” Günümüzde özellikle pandemi ile birlikte günlük hayatımızda daha çok kullanmaya başladık. Adobe Connect, MS Teams, Zoom, Skype, Google Meet, Big Blue Button, Go To Meeting de diğer video konferans programlarıdır. Tabi, video görüşmeleri yapılırken de dikkat edilmesi gereken unsurlar var. Eğer gürültülü bir ortamdaysanız görüşmeye mikrofonunuz kapalı bir şekilde girin. Düzgün giyinmeye özen gösterin.
“Telefon Görüşmeleri de bir iletişim türüdür”. Telefon üzerinden iletişim kurarken aşağıda yer alan noktalara dikkat edilmelidir. Bir arama yaptığınızda öncelikle kendinizi tanıtın. Ton seviyenizi koruyun. Çok hızlı konuşmayın ve mırıldanmayın.
Yüz Yüze Görüşme
“Vücut Dili”
Yalnızca kelimelerle iletişim kurmuyoruz, vücut dilimiz ve pozisyonumuz da karşı tarafa mesajlar vermektedir. Bu sebeple yüz yüze bir iletişimde, rahat ve açık bir duruş sürdürmeyi amaçlamalıyız.
Göz Temasını Koruyun. Kelimelerinizi İyi Seçin. Ses Seviyenizi İyi Ayarlayın
