#1 To-do or not To-do
Bazılarımız için yapılacaklar listesinin fikri bile yük gibi gelir. Listede her olmak (to be) eyleme (do) dönüşene kadar neredeyse bize işkence eder. Gece uykudan sıçradığımız, yorgun bir iş gününün ardından eve dönüş yolunda bir anda hatırladığımız veya uzun zamandır Hamlet’in kafatasına bakarcasına süzüp, “To-do or not to-do” dediğimiz işler yüzünden her yerimize görünmez iğneler batar.
Yapılacaklar listesini çok sevmenin sihirli bir yöntemi yok ama verimli şekilde yönetmenin 5 önemli kuralı var. İsterseniz bu kural ve yöntemlerden birine yakında bakalım.
Önceliklendirme
Zaman yönetiminin vazgeçilmez enstrümanlarından biri olan önceliklendirme sadece iş hayatında değil özel hayatta da büyük ölçüde yaşamı kolaylaştırır. Yönetim ve pazarlama gurusu Peter Drucker “Zaman en nadir kaynaktır. Onu yönetemezseniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz” der. Öncelikleri belirlemek kolay değil fakat bir kez hayatınızdaki büyük taşları belirlerseniz, zamanı en iyi şekilde yönetir, dolayısıyla neyi ne zaman, hangi sırayla yapmanız gerektiğini bilirsiniz.
Northwestern Üniversitesi İşletme Bölümü mastır öğrencileri ile zaman yönetim dersine giren profesör arasında geçen gerçek bir öykü, günümüzde Youtube’da izlenmesi kolay bir büyük taş deneyi videosu ile çok güzel özetlenmiş. Nedir hayatınızdaki büyük taşlar? Çocuklarınız, eşiniz, sevdikleriniz, arkadaşlarınız, hayalleriniz, sağlığınız, eğitiminiz, büyük taşlarınız bunlardan biri, belki bir kaçı, belki de hepsi. İş ve özel hayatınızda büyük taşlarınızı belirlemeniz size hem kişisel ve profesyonel önceliklerinizi bilmenizi, hem daha sağlıklı ve dengeli bir hayat tarzı ve hem de bir yönetici asistanı olarak daha verimli sonuçlar elde etmenizi sağlar.
Günümüz hızlı iş akışı içinde önemsiz iş yoktur ve yönetici asistanlarının dünyasında yöneticinin öncelikleri diğer önemli konuların önüne geçer. Yönetici asistanları önce yöneticilerinin hedeflerinine doğru yönelirler. Yönetici için önemli ve öncelikli olan her konu yönetici asistanının da önceliğidir. Bu bir projenin başarısı ve devamlılığı, hazırlanması gereken bir konuşma, sunum olabilir. Her hedef, her proje, her rapor önemlidir. Bununla birlikte şirketin öncelikleri ve işleri de önemlidir. Üstelik yönetici asistanının bir de kişisel hedefleri, özel hayatının dengesi ve takip edilecek binlerce özel işi var. Çocuğunun ilk okul gösterisine katılmak, ödenecek faturaları, katılması gereken aile toplantıları da en az yöneticinin ve şirketin hedefleri kadar önemli.
Öncelikleri doğru belirlemenin birçok yöntemi var. Fakat ben sizinle Eisenhower Matrisini paylaşmak istiyorum.
- Acil – Önemli
Eisenhower matrisine göre kırmızı “acil ve önemli” lambasının yanıp söndüğünü ve herşeyi bir kenara bırakıp acilen çözmemiz gereken konular bu alana girer. Kriz durumları için varolan bu kategorideki işleri asla ertelememeli ve dikkate almamazlık yapmamalısınız. Yönetici asistanı havayı iyi koklar ve acil ve önemli konularını doğru belirler.
- Acil Değil – Önemli
Uzun vadede kariyer ve kişisel hedefleriniz ile ilgili önemli kararlar ve işler bu kategoriye girir. Yarın bitirilmesi ve kısa sürede sonuç alınması beklenmeyen fakat yapacağınız işlerle ilgili alacağınız aksiyonları muhakkak zaman zaman denetlemeniz gereken bir alandır. Yöneticinizin 6 ay sonra süresi dolacak pasaportu, vize işlemleri veya bir yıl sonra almayı planladığınız eğitim acil değildir ama kesinlikle önemlidir.
- Acil – Önemsiz
Gün içinde kaç acil telefona cevap veriyorsunuz? Kaç kişi acil bir işle ilgili yardım almak için masanıza uğruyor? Kaç “Acil” konulu e-posta alıyorsunuz? Gelen telefonların, e-postaların veya masanıza bırakılan işlerin kaç tanesi önemli? Siz acil ve önemlinin peşinden koşarken, soluksuz sonuçları takip ederken birçok kanaldan önünüze gelen kaç iş gerçekten önemli? Tüm bu acilleri yaparsanız çok iyi ama basitçe önemsiz kategorisinde olan işleri yapmamanız, önceliklerinizi doğru belirlemeniz ve bir başkasına bu işleri delege etmeniz gerekir.
- Acil Değil – Önemsiz
Yönetici asistanlarının hayatında acil ve önemli olmayan konu yok gibidir. Bu nedenle yapılan en büyük hata, kişisel ilgi alanlarını, hobilerini bu alana yazmak olur. Oysa bu alan, yaparsanız iyi ama yapmamanızın sizi kişisel veya profesyonel anlamda etkilemeyeceği işler içindir. Kişisel ilgileriniz veya hobileriniz sizin için önemli değil mi?
Brain Tracey “Ye O Kurbağayı!” adlı kitabında “Kimi insanlar diğerlerinden daha başarılı olur, çünkü belli şeyleri farklı, yapılması gerekenleri de doğru yaparlar zamanlarını da ortalama insandan daha iyi kullanırlar.” der.
Önceliklendirme sanatı, akıllı çalışma disiplini sağlamak, zamanı en verimli ve dengeli kullanmaktır.
Menekşe Ahbab
