Planlama nedir ? Yönetimin planlama fonksiyonu nelerdir ?

Planlama Nedir?

Planlama , ileriye bakmak ve izlenecek gelecekteki eylem planlarını belirlemek anlamına gelir. Bu bir hazırlık aşamasıdır. Belirli bir işi ne zaman, nasıl ve kimin yapacağını belirleyen sistematik bir faaliyettir. Planlama, gelecekteki eylem planları ile ilgili ayrıntılı bir programdır.

Haklı olarak “ Planın yarısı yapılır ” denir . Bu nedenle planlama, etkin koordinasyon, katkı ve mükemmel uyum sağlamak için kuruluşun mevcut ve olası insan ve fiziksel kaynaklarını dikkate alır. Mevcut kaynaklarla ihtiyaçların veya taleplerin optimum dengesini sağlamak için bir veya daha fazla ayrıntılı planın formüle edilmesini içeren temel yönetim işlevidir.

Urwick‘e göre, “Planlama, işleri düzenli bir şekilde yapmaya, hareket etmeden önce düşünmeye ve tahminlerden ziyade gerçeklerin ışığında hareket etmeye zihinsel bir yatkınlıktır”. Planlama, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için farklı yönetim işlevlerini yerine getirmek için diğerleri arasında en iyi alternatife karar vermektir.

Koontz & O’Donell‘e göre, “Planlama, önceden ne yapılacağına, nasıl yapılacağına ve kimin yapılacağına karar vermektir. Planlama, bulunduğumuz yer ile gitmek istediğimiz yer arasındaki boşluğu doldurur. Başka türlü olmayacak şeylerin gerçekleşmesini mümkün kılar”.

Planlama Fonksiyonundaki Adımlar Nelerdir ?

Yönetimin planlama fonksiyonu aşağıdaki adımları içerir;

Hedeflerin Oluşturulması

1. Planlama sistematik bir yaklaşım gerektirir.
2. Planlama, ulaşılacak amaç ve hedeflerin belirlenmesiyle başlar.
3. Hedefler, çeşitli faaliyetlerin üstlenilmesi için bir gerekçe sağlar ve çabaların yönünü gösterir.
4. Ayrıca hedefler, yöneticilerin dikkatini ulaşılacak nihai sonuçlara odaklar.
5. Nitekim, hedefler planlama sürecinin çekirdeğini oluşturur. Bu nedenle hedefler açık, kesin ve açık bir dille ifade edilmelidir. Aksi takdirde üstlenilen faaliyetler etkisiz kalmaya mahkûmdur.
6. Mümkün olduğu kadar, hedefler nicel olarak ifade edilmelidir. Örneğin, çalışan adam sayısı, verilen ücret, üretilen birim vb. Ancak böyle bir amaç kalite kontrol yöneticisinin performansı, personel yöneticisinin etkinliği gibi niceliksel olarak ifade edilemez.
7. Bu tür hedefler niteliksel olarak belirtilmelidir.
8. Bu nedenle hedefler pratik, kabul edilebilir, uygulanabilir ve ulaşılabilir olmalıdır.

Planlama Tesislerinin Kurulması

1. Planlama öncülleri, gelecekteki olayların canlı şekliyle ilgili varsayımlardır.
2. Planlamanın temeli olarak hizmet ederler.
3. Planlama tesislerinin oluşturulması, kişinin fiili planlardan nerelerde sapma eğiliminde olduğunu ve bu tür sapmaların nedenlerini belirlemekle ilgilidir.
4. Operasyonlar sırasında iş yolunda hangi engellerin olduğunu bulmaktır.
5. Planlama tesislerinin kurulması, bu engelleri büyük ölçüde ortadan kaldıran adımların atılmasıyla ilgilenir.
6. Planlama binaları dahili veya harici olabilir. İç sermaye yatırım politikası, yönetim iş ilişkileri, yönetim felsefesi vb. içerir. Dış ise sosyo-ekonomik, politik ve ekonomik değişiklikleri içerir.
7. Dahili tesisler kontrol edilebilirken, harici tesisler kontrol edilemez.

Alternatif hareket tarzı seçimi

1. 
   Tahmin mevcut olduğunda ve öncüller oluşturulduğunda, bir dizi alternatif eylem planının göz önünde bulundurulması gerekir.
2. Bu amaçla her bir alternatif, mevcut kaynaklar ve organizasyonun gereksinimleri ışığında artıları ve eksileri tartılarak değerlendirilecektir.
3. Seçim yapılmadan önce her bir alternatifin avantajları, dezavantajları ve sonuçları incelenmelidir.
4. Objektif ve bilimsel değerlendirmeden sonra en iyi alternatif seçilir.
5. Planlayıcılar, bir alternatifin kararlılığını değerlendirmek için çeşitli nicel tekniklerden yardım almalıdır.

Türev planların formülasyonu

1. Türev planlar, ana planın gerçekleştirilmesine yardımcı olan alt planlar veya ikincil planlardır.
2. İkincil planlar temel plandan akacaktır. Bunlar, temel planların gerçekleştirilmesini desteklemek ve hızlandırmak içindir.
3. Bu ayrıntılı planlar, politikaları, prosedürleri, kuralları, programları, bütçeleri, programları vb. içerir. Örneğin, işletmenin ana amacı kar maksimizasyonu ise, türev planlar satış maksimizasyonu, üretim maksimizasyonu ve maliyet minimizasyonunu içerecektir.
4. Türev planlar, zaman çizelgesini ve çeşitli görevlerin gerçekleştirilme sırasını gösterir.

İşbirliğini Sağlama

1. Planlar belirlendikten sonra, astların veya bu planları uygulamak zorunda olanların güvene alınması daha çok tavsiye edilir.

1. Onları güvene almanın arkasındaki amaçlar: 
   
   1. Astlar karar verme sürecine dahil oldukları için kendilerini motive hissedebilirler.
   2. Kuruluş, planların uygulanmasının yanı sıra formülasyonda da değerli öneriler ve iyileştirmeler alabilir.
   3. Ayrıca çalışanlar bu planların uygulanmasıyla daha fazla ilgileneceklerdir.

Planların takibi/değerlendirilmesi

1. 
   Belirli bir eylem planı seçildikten sonra eyleme geçilir.
2. Seçilen plan uygulandıktan sonra etkinliğini değerlendirmek önemlidir.
3. Bu, ilgili departmanlardan veya kişilerden alınan geri bildirim veya bilgiler temelinde yapılır.
4. Bu, yönetimin sapmaları düzeltmesini veya planı değiştirmesini sağlar.
5. Bu adım, planlama ve kontrol işlevi arasında bir bağlantı kurar.
6. Yapılan gözlemler ışığında gelecek planlarının daha gerçekçi yapılabilmesi için takip planların uygulanması ile yan yana olmalıdır.

https://www.idefix.com/ekitap/yonetimin-temelleri

https://www.idefix.com/ekitap/yonetimin-fonksiyonlar